La “forma” e la “firma” del verbale di mediazione e dell’accordo amichevole

Di Fabio Valerini -

1 – Uno degli aspetti pratici-operativi più delicati del procedimento di mediazione è rappresentato dalla sottoscrizione dei verbali di mediazione e degli eventuali accordi: ciò, specialmente, a seguito dell’ampia diffusione della partecipazione delle parti in modalità telematica e, comunque, con collegamenti audiovisivi da remoto[1].

Ed infatti, possiamo constatare che a partire dal periodo emergenziale conosciuto durante l’epidemia di COVID l’approccio ai sistemi di collegamento a distanza non solo si è ampiamente diffuso e radicato ma è ormai generalmente acquisito[2] anche da parte del legislatore che ora lo prevede senza (troppe) remore.

2 – Orbene, per poter rispondere alla domanda deve essere individuata, in via preliminare, la forma del verbale di mediazione e dell’eventuale accordo amichevole per come disciplinato dal decreto legislativo n. 28 del 2010.

2.1 – Il verbale di mediazione e l’accordo amichevole rappresentano un documento “scritto” e, più precisamente, una scrittura privata non autenticata la cui disciplina è quella di cui all’art. 2702 cod. civ.[3]

A conferma della qualificazione come scrittura privata non autenticata si tenga presente quanto previsto per la trascrizione dell’accordo amichevole dall’art. 11 comma 7 d.lgs. n. 28 del 2010 a tenore del quale

“se con l’accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall’articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione dell’accordo di conciliazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

2.2 – Dobbiamo, poi, chiederci se per il verbale di mediazione e per l’accordo amichevole il legislatore abbia previsto la forma scritta “ad probationem” o “ad substantiam”.

Non c’è dubbio che la disciplina di cui al d.lgs. n. 28 del 2010 preveda espressamente la forma scritta sia del verbale che dell’accordo amichevole.

A mio avviso siamo in presenza in presenza di atti – il verbale e l’accordo amichevole di mediazione – che, ai fini della mediazione, rientrano tra “altri atti specialmente indicati dalla legge” di cui all’art. 1350 cod. civ. n. 13 per cui è richiesta la forma scritta a pena di nullità affinché si possa parlare di “verbale di mediazione” e di “accordo amichevole”.

Dicevo “ai fini della mediazione” (e.g. ai fini dell’esecutività, dei benefici fiscali[4]) perché per il diritto sostanziale – ovviamente con riferimento all’accordo amichevole – varranno le regole ordinarie e, quindi, eventualmente nullo l’accordo ai quei fini, occorrerà fare riferimento, anche per il principio di conservazione del negozio, al contenuto dell’accordo.

Non potendo questo essere determinato a priori possiamo esemplificare: se le parti raggiungono una transazione questa dovrà avere forma scritta ad probationem; se raggiungono un accordo che contiene un atto che deve “farsi per iscritto” (come nelle ipotesi di cui all’art. 1350 cod. civ.) esso dovrà avere forma scritta “ad substantiam”. Ma se le parti raggiungono un accordo che si sostanzia in un atto (diverso dalla transazione) per il quale non è richiesta neppure la forma ad probationem, potrà essere provato per testimoni[5].

3 – Orbene, il verbale di mediazione può essere sia un documento in formato “analogico” ovvero in formato “elettronico”[6][7].

4 – Nell’ipotesi di verbale analogico l’apposizione della firma sarà quella apposta di “proprio pugno” dal firmatario.

Laddove quella firma sia apposta dalla parte sul verbale conclusivo il mediatore dovrà procedere a certificare l’autografia delle sottoscrizioni (c.d. autentica minore) a norma dell’art. 11 comma 4 che prevede che

“il verbale conclusivo della mediazione, al quale è allegato l’eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal mediatore, il quale, fermo restando quanto previsto dall’articolo 8-bis, certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e, senza indugio, ne cura il deposito presso la segreteria dell’organismo”.

5 – Nell’ipotesi di verbale in formato “elettronico” (che sarà l’ipotesi di conclusione di mediazione “telematica” ex art. 8-bis e potrà esserlo di quella che si sia svolta avvalendosi di “collegamenti audiovisivi da remoto” ex art. 8-ter[8]) dobbiamo fare riferimento a quanto previsto, per la mediazione telematica, quanto dall’art. 8-bis dove è oggi previsto che

“quando la mediazione, con il consenso delle parti[9], si svolge in modalità telematica, gli atti del procedimento sono formati dal mediatore e sottoscritti in conformità al presente decreto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 8”

Ciò significa che il legislatore ha voluto applicare alla sottoscrizione del verbale di mediazione e all’accordo di mediazione[10] le regole del Codice dell’Amministrazione digitale alle quali dovremo, quindi, fare (primo) riferimento[11] (così come anche per la conservazione della documentazione[12]) per la soluzione del problema posto in apertura.

5.1 – A tal fine la norma rilevante è quella prevista dal comma 1-bis dell’art. 20 CAD a tenore del quale

“il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”.

Quella norma prosegue riconoscendo la possibilità di ricorrere ad altre modalità di firma subordinando però la possibilità di integrare la scrittura privata non autenticata ad una valutazione caso per caso del giudice. Ed infatti,

“in tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”.

Al fine di ottenere “senz’altro” un documento elettronico in tutto e per tutto immediatamente equivalente al corrispondente analogico ex art. 2702 cod. civ. sarà, quindi, necessario ricorrere alle modalità di firma previste dalla prima parte dell’art. 20 CAD[13].

E, quindi:

-firma digitale

-firma elettronica qualificata (FEQ)

-firma elettronica avanzata (FEA)

– identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71

Teniamo presente – perché occorrerà tornare tra poco su questo aspetto a mio avviso decisivo – che la differenza fondamentale tra qualifica le sottoscrizioni sub 1) e sub 2) consiste in ciò, che è prevista non solo l’identificazione di chi sta firmando e la corrispondenza univoca tra chi sta firmando e la firma, ma anche la presenza di una “terza parte” che emetterà un certificato di firma che garantirà la validità e l’integrità del documento.

Proseguendo nell’analisi del CAD, dobbiamo, poi, tenere presente che ai sensi del comma 2-bis dell’art.21 CAD:

“Salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all’articolo 1350, numero 13), del codice civile redatti su documento informatico o formati attraverso procedimenti informatici sono sottoscritti, a pena di nullità, con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale ovvero sono formati con le ulteriori modalità di cui all’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo”

Ne deriva che laddove le parti abbiano concluso un accordo che rientra nell’art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile le uniche modalità ammesse sono quelle della firma digitale e della firma elettronica qualificata, mentre negli altri casi (e, quindi, senz’altro nel caso di sottoscrizione del solo verbale) si potrà ricorrere anche alla firma elettronica avanzata e all’identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71.

Inoltre, potrebbe accadere che le parti procedano ad un trasferimento di partecipazioni di società a responsabilità limitata ex art. 2470 cod. civ.: in questo caso il comma 1-bis dell’art. 36 d.l. n. 112 del 2008 prevede che

“L’atto di trasferimento di cui al secondo comma dell’articolo 2470 del codice civile può essere sottoscritto con firma digitale, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione dei documenti informatici, ed è depositato, entro trenta giorni, presso l’ufficio del registro delle imprese nella cui circoscrizione è stabilita la sede sociale, a cura di un intermediario abilitato ai sensi dell’articolo 31, comma 2-quater, della legge 24 novembre 2000, n. 340”.

Ciò posto possiamo allora dire quanto alle identità digitali di cui la parte potrebbe disporre:

– quanto allo SPID

1.la parte che sia dotata di SPID potrebbe sottoscrivere direttamente con lo SPID secondo le Linee Guida AGID integrando una firma elettronica avanzata e, quindi, nell’ipotesi diverse da quella in cui con l’accordo si sia concluso un atto diverso da quello di cui all’art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile;

2.la parte che sia dotata di SPID e l’organismo di mediazione sia attrezzato allo scopo con apposita piattaforma previo apposito accreditamento si potrebbe procedere al rilascio, ad esempio, della firma c.d. one shot poiché rappresenta uno strumento di riconoscimento.

-quanto alla Carta di identità elettronica (CIE)

1.l’apposizione della firma  tramite l’app CIE Sign integra una firma elettronica avanzata e, quindi, non può essere utilizzata nell’ipotesi diversa da quella in cui con l’accordo si sia concluso un atto di cui all’art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile;

2.tuttavia, la CIE può essere utilizzata come strumento di riconoscimento e l’organismo di mediazione sia attrezzato allo scopo si potrebbe procedere al rilascio, ad esempio, della firma c.d. one shot

5.2 – Una volta chiarito il sistema di riferimento del CAD (con le soluzioni che abbiamo individuato) dobbiamo tornare alla disciplina del d.lgs. n. 28 del 2010 per verificare se le altre norme rispetto al rinvio al CAD consentono di arrivare a conclusioni diverse (e più rigide).

A tal proposito una norma che limita il ricorso alle firme utilizzabili per la sottoscrizione emerge dall’art. 8-bis i cui commi 2 e 3 prevedono che:

“2. A conclusione del procedimento il mediatore forma un documento informatico contenente il verbale e l’eventuale accordo per l’apposizione della firma da parte dei soggetti che vi sono tenuti. Il documento è immediatamente firmato e restituito al mediatore.

3.Il mediatore, ricevuto il documento di cui al comma 2, verificata l’apposizione, la validità e l’integrità delle firme, appone la propria firma e ne cura il deposito presso la segreteria dell’organismo, che lo invia alle parti e ai loro avvocati, se nominati”.

Il comma 3 indica espressamente quali siano i passaggi necessari che il mediatore deve compiere quando il verbale sia sottoscritto elettronicamente e queste consistono nella verifica dell’apposizione, della validità e dell’integrità delle firme.

Queste attività sembrano riferirsi alle sole sottoscrizioni avvenute con firma digitale o FEQ che sono le uniche che prevedono, come abbiamo prima ricordato, non solo l’identificazione di chi sta firmando e la corrispondenza univoca tra chi sta firmando e la firma, ma anche la presenza di una “terza parte” che emetterà un certificato di firma che garantirà la validità e l’integrità del documento.

Ne deriva una sostanziale continuità di previsione quanto alle modalità di sottoscrizione delle parti rispetto alla precedente formulazione[14] dell’art. 8-bis anteriore alla modifica apportata dal decreto correttivo (e, cioè, il d.lgs. n. 216 del 2024) che aveva distinto, per quel che in questa sede più rileva, la mediazione telematica dalla mediazione con collegamenti audiovisivi da remoto.

Ne deriva che sia per la qualificazione della forma scritta ad substantiam del verbale e dell’accordo di mediazione sia anche (e, in ogni caso, direi) per la disciplina di cui all’art. 8-bis le uniche firme ammesse devono essere considerate la firma digitale e la firma elettronica qualificata (FEQ).

5.3 – Infine, un cenno merita un tema che più volte emerge e, cioè, l’argomento che qualcuno avanza secondo cui le parti non avrebbero un obbligo di avere a disposizione una firma digitale o elettronica[15].

Senonché, quando si deve procedere alla sottoscrizione elettronica perché così è previsto dalla legge (a fortiori quando le parti hanno concordato ex art. 8-bis per una mediazione telematica) la disponibilità dello strumento è un dovere in re ipsa che rientra, a tacere d’altro, negli obblighi di buona fede e correttezza oggi esplicitato dal quinto comma dell’art. 8-ter a tenore del quale

“le parti cooperano in buona fede e lealmente affinché gli atti formati durante un incontro al quale una o più parti partecipano con le modalità previste dal presente articolo siano firmati senza indugio”.

Peraltro, secondo la Relazione illustrativa del decreto correttivo del 2024 emerge che

“quando invece l’incontro si svolge tra parti che non hanno optato per la mediazione digitalizzata, non vi sono ostacoli tecnici all’adozione di tale soluzione, anche per la parte che sia sprovvista di propria firma digitale. Infatti l’organismo di mediazione, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, lettere p) e q), del regolamento n.150 del 2023, nel rispetto dei requisiti di efficienza, è tenuto non solo a dotarsi di sistemi idonei alla gestione della mediazione telematica, ma anche a dotarsi di sistemi che consentono di svolgere gli incontri da remoto. Inoltre, in base all’articolo 28, comma 3, del regolamento citato, ha titolo per farsi rimborsare gli eventuali esborsi costituiti dall’avere messo a disposizione della parte che ne è sprovvista, di un sistema di firma digitale”.

Concordo pienamente su questo aspetto e, cioè, con l’affermazione che l’Organismo di mediazione debba comunque dotarsi, ad esempio, di una piattaforma che consenta alla parte sprovvista di firma di acquisirla (con costi a carico della parte come chiarisce bene il d.m. n. 150 del 2023).

[1] Sulla disciplina precedente il decreto correttivo del 2024 si veda, si vis, F. Valerini, La mediazione telematica dopo la riforma Cartabia, in Judicium del 21 aprile 2023 leggibile qui https://www.judicium.it/la-mediazione-telematica-dopo-la-riforma-cartabia/ .

[2] In base al monitoraggio statistico elaborato dalla Direzione generale di Statistica e analisi organizzativa del Ministero della Giustizia relativo ai dati del primo semestre 2025 risulta che “la mediazione telematica ha interessato il 49% dei procedimenti definiti nel corso del semestre, superando la mediazione svolta in presenza (39%). Il trend del ricorso alla modalità di svolgimento telematico sembra in crescita se si considera la percentuale del riscorso rilevato nel secondo semestre del 2023 (34%)”. Se, poi, guardiamo ad alcune realtà la partecipazione a distanza è ancora più consistente come indicano i dati diffusi dalla Camera Arbitrale di Milano nel Report Mediazione 2025 relativo ai dati del 2024 dove leggiamo che “il 91% degli incontri … si è svolto online.”

[3] Questa affermazione ha sempre consentito di rispondere anche alla domanda di quale sia la forma della c.d. procura sostanziale in mediazione: poiché per l’art. 1392 cod. civ. la forma della procura si determina per relationem al contratto che il rappresentante deve concludere, la forma della procura in mediazione non può che essere quella della scrittura privata non autenticata. Se, poi, dovesse sorgere la necessità di procedere all’autentica delle sottoscrizioni soltanto in quel momento sarà necessario che il procuratore sia munito di una procura con sottoscrizione autenticata. Oggi l’art. 8 d.lgs. n. 28 del 2010 contiene un comma 4-bis a tenore del quale “la delega per la partecipazione all’incontro ai sensi del comma 4 è conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante. Nei casi di cui all’articolo 11, comma 7, il delegante può conferire la delega con firma autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Il delegato a partecipare all’incontro di mediazione cura la presentazione e la consegna della delega conferita in conformità al presente comma, unitamente a copia non autenticata del proprio documento di identità, per la loro acquisizione agli atti della procedura”. Per la ratio di alcune previsioni dei Regolamenti che prevedono una forma notarile della procura si veda, si vis, F. Valerini, Presenza personale delle parti ed effettività della mediazione: la Cassazione richiama tutti al rispetto della legge, ma l’effettività della mediazione ne risentirà, in Judicium con la precisazione che trattasi di un patto di aggravamento della forma che, come tale, deve soggiacere a tutti i requisiti richiesti dalla legge. Laddove la delega sia redatta in formato elettronico secondo Trib. Brindisi, 29 luglio 2025 (leggibile in Cassa Forense News dell’8 ottobre 2025 con nota di M. Zanussi, La forma della delega al terzo in mediazione, se la parte è assente) per la regolarità formale non è sufficiente una PEC dal delegante sottoscritta con firma semplice essendo necessaria la sottoscrizione avanzata, qualificata o digitale e la trasmissione a mezzo PEC all’Organismo.

[4] Nulla osta a che lo Stato a certi fini preveda requisiti aggiuntivi dell’atto rispetto a quelli ordinariamente previsti per quel medesimo atto: in questi casi la mancanza del requisito ulteriore rileva soltanto per il perseguimento dell’ulteriore fine rispetto alla produzione degli effetti, per così dire, ordinari. Per fare un esempio: l’accordo amichevole raggiunto dopo lo scadere dei termini (senza che ci sia stata proroga) sarà senz’altro valido quanto all’efficacia vincolante inter partes ma potrebbe essere inidoneo, ad esempio, a ritenere quell’accordo avvenuto nel pieno rispetto delle norme del d.lgs. n. 28 del 2010 ai fini, ad esempio, dei benefici fiscali.

[5] Essendosi raggiunto un accordo non opera la riservatezza di cui all’art. 10 d.lgs. n. 28 del 2010.

[6] Nel caso di un procedimento di mediazione che non si svolge in presenza nulla esclude che il verbale finale possa essere un documento elettronico formato secondo le indicazioni del CAD stante il principio di equivalenza della documentazione elettronica a quella analogica (del resto, ciò è confermato dall’attuale 8-ter dove prevede – con un meccanismo su cui si tornerà infra – la possibilità di ricorrere sia al documento elettronico sia al documento analogico).

[7] In base alla disciplina del d.lgs. n. 28 del 2010 sembra esclusa la possibilità di formare documenti ricorrendo alla firma autografa acquisita digitalmente. Tuttavia, occorre dire che il rinvio al CAD legittimerebbe questa possibilità a condizione che la sottoscrizione autografa del documento originariamente informatico venga acquisita con autentica del notaio. In questo caso l’iter dovrebbe prevedere prima la sottoscrizione di chi procede con questa modalità e poi – una volta ottenuto il documento informatico – acquisendo le sottoscrizioni elettroniche.

[8] Nella disciplina di cui all’art. 8-ter che disciplina gli incontri di mediazione con modalità audiovisive da remoto il legislatore (con una disciplina che, a mio avviso, crea più problemi di quelli che vorrebbe risolvere) ha previsto come modalità di redazione del verbale e dell’accordo quella “elettronica” a meno che una delle parti non voglia procedere con modalità “analogica” così costringendo anche l’altra alla sottoscrizione analogica. Questa scelta rende più complicata la fase della firma: meglio avrebbe fatto il legislatore a prevedere una regola opposta (come era quella originariamente prevista dal Governo nello schema di decreto correttivo poi modificato all’esito dell’esame nelle commissioni parlamentari per il parere previsto dalla legge delega). Anzi, a dire il vero, forse sarebbe stato meglio prevedere che per il verbale di mediazione sarebbe sufficiente la sottoscrizione del solo mediatore: in fondo il verbale negativo non pone particolari rischi (e, in ogni caso, se la parte chiamata non sottoscrive il procedimento si deve pur sempre chiudere con un verbale privo della sua sottoscrizione come pure riconosciuto da una pronuncia giurisprudenziale). Del resto, in caso di accordo il problema non si pone perché delle due l’una: o le parti raggiungono anche l’accordo su come sottoscrivere o l’accordo sostanziale non sarà documentato nelle forme prescritte dalla legge.

[9] Il consenso può essere prestato anche in forma tacita per non aver sollevato nessuna contestazione al riguardo durante il procedimento di mediazione e avendo sottoscritto digitalmente il verbale conclusivo: così Trib. Avellino, 10 settembre 2025.

[10] La lettura della relazione illustrativa allegata allo schema di decreto legislativo metteva in evidenza come l’attuale formulazione era pensata come limitazione rispetto alla previgente disposizione che prevedeva l’applicazione del CAD alla sottoscrizione di “ciascun atto del procedimento”. Quale che sia l’estensione oggettiva dell’attuale previsione la cui lettera non sembra consentire la lettura restrittiva, resta che senz’altro l’applicazione delle norme del CAD debba trovare applicazione per le norme della sottoscrizione del verbale e dell’accordo (che, lo si osserva per incidens, non potrebbe che essere così in assenza di una norma derogatoria). Se poi ci sono (come ci sono) all’interno del procedimento di mediazione atti che non necessitano di firma (come i verbali intermedi che non contengano impegni delle parti) è altra questione poiché in quel caso le norme sulla sottoscrizione non si applicano perché non ci sono sottoscrizioni da apporre e non perché non si applica il CAD.

[11] Ovviamente troverà applicazione anche la normativa europea in materia: il riferimento è, in primis, al regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) n. 910 del 2014.

[12] La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

[13] Dovrebbe essere sempre consentito di sottoscrivere un unico documento anche in più punti e a più utenti distinti di sottoscrivere il medesimo documento. Inoltre, nel caso di verbale di accordo dovrebbe essere garantito che i soggetti diversi dalle parti, dagli avvocati e dal mediatore (e di “interviene” all’atto per qualche ragione come potrebbe essere un garante), possa avere visibilità dell’allegato accordo quando sottoscrive il verbale poiché ad esso sono del tutto estranei.

[14] Nella versione precedente (a) quanto alle parti il comma 3 prevedeva che “a conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata”; (b) quanto al mediatore il comma 4 prevedeva che “il documento informatico, sottoscritto ai sensi del comma 3, è inviato al mediatore che lo firma digitalmente e lo trasmette alle parti, agli avvocati, ove nominati, e alla segreteria dell’organismo”.

[15] Se la parte non può sottoscrivere con le modalità che abbiamo prima ricordate escluderei: 1) che il mediatore possa dichiarare l’impossibilità della parte non dotata di dispositivo di firma digitale di sottoscrivere ai sensi dell’art. 11 d.lgs. n. 28 del 2010; 2) la possibilità della c.d. “delega di firma” (id est una delega priva del corrispondente potere sostanziale) in quanto non è espressamente prevista nella disciplina della mediazione né la sua validità si può ricavare dai principi generali: 3) la procura sostanziale all’avvocato perché la procura generalmente presuppone che la parte non sia presente  (circostanza che qui non sussisterebbe per definizione) e, in ogni caso, pur a volerla ammettere l’avvocato che sottoscrive dovrebbe interrogarsi sulle possibilità che la parte – una volta magari che abbia “ripensato” sull’accordo raggiunto possa contestare nel rapporto cliente-parte qualche ipotesi di responsabilità (magari per non aver ben capito diritti e obblighi derivanti dall’accordo raggiunto: in fondo non aveva sottoscritto l’accordo!).